Reforma Tributária: confira 4 etapas para se preparar para 2026

Em outubro de 2025, já entram em ambiente de produção os campos das notas fiscais (NF-e e NFC-e) relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto Seletivo (IS) da Reforma Tributária. Por enquanto, embora esses campos sejam obrigatórios, o preenchimento ainda é opcional e tem o objetivo de verificação e adequação do sistema. Mas, a partir de janeiro de 2026, será obrigatório preencher corretamente esses campos. 

Será o início da transição para o novo regime tributário sobre o consumo. Portanto, mesmo pequenas e médias empresas devem avaliar em que etapa se encontram no processo de adequação à Reforma Tributária, fazerem o seu planejamento e tomarem as medidas necessárias para uma transição segura e sem atropelos. Assim, a IOB preparou um guia com quarto etapas fundamentais na preparação para a Reforma Tributária. Confira:

1 – Compreensão técnica e estratégica

Na preparação para a Reforma Tributária, é preciso fazer uma imersão na nova legislação e entender profundamente como o novo sistema tributário vai impactar seus negócios e a sua empresa.

Por exemplo, você já calculou qual será o impacto dos novos mecanismos de recolhimento de tributos, com a dedução automática dos tributos a cada venda realizada (split payment), no fluxo de caixa da sua empresa? Sabe como ficará a sua compensação de créditos com a nova legislação?

Mesmo que o seu negócio hoje seja isento de tributos sobre o consumo, é preciso ficar atento. Há várias atividades econômicas que passarão a recolher tributos no momento da prestação do serviço, como é o caso da locação de imóveis, dependendo da soma do valor dos aluguéis.

Como outra novidade importante, haverá carga tributária adicional sobre produtos e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, com a chegada do Imposto Seletivo.

Neste contexto, é necessário reavaliar premissas básicas do negócio, tais como modelos de fornecimento, estoques, financiamento e vendas.

Tudo começa, naturalmente, em se aprofundar no conhecimento da legislação. É fundamental que os times executivos e operacionais da sua empresa estejam preparados para entender as mudanças e tomar decisões mais assertivas.

2 – Avaliação de processos e contratos

Identificados os impactos da Reforma Tributária no negócio, a próxima etapa é avaliar como eles interferem nas suas operações, processos e rotinas. Muda alguma coisa nos seus processos contábeis, fiscais e financeiros? Seu atual sistema de precificação funciona com a nova legislação? Sua equipe está adequadamente dimensionada e capacitada para essas tarefas? Será necessário renegociar contratos com clientes e fornecedores?

Se necessário, estabeleça uma estratégia de comunicação com clientes e fornecedores para explicar eventuais alterações de preços, contratos e condições comerciais.

Muitas vezes, as medidas para proteger o negócio não poderão ser tomadas de forma unilateral. E toda a cadeia de valor terá de trabalhar conjuntamente nas adequações.

3 – Reestruturação de processos e sistemas

Já na fase operacional, será necessário adaptar sistemas como emissão de notas fiscais, gestão e contabilidade para processar os novos tributos e obrigações. O seu emissor já possui os novos campos de CBS, IBS e IS? Seu sistema contábil está apto a fazer a escrituração da CBS e do IBS?

Será fundamental ter uma base tecnológica atualizada e confiável para dar conta de operacionalizar a nova legislação no dia a dia.

Frente aos desafios, serão cada vez mais necessários sistemas inteligentes de execução, gerenciamento e controle das rotinas, com sólida e sempre atualizada base de informações regulatórias, além de tecnologia avançada para evitar erros e garantir agilidade no processamento de informações.

Avalie se já não chegou o momento de adotar ferramentas de automação tributária e inteligência fiscal e contábil.

4 – Governança tributária e compliance

Em paralelo às adequações, é recomendável tomar todas as medidas possíveis para reduzir riscos e assegurar conformidade em todos os seus processos. Conte com o apoio de seu contador e/ou do seu time tributário para o planejamento estratégico e o monitoramento de todo o processo.

Estabeleça controles para acompanhar os créditos acumulados durante o período de transição. Acompanhe as PECs complementares e leis ordinárias que ainda serão publicadas e vão detalhar a operação dos tributos.

E, acima de tudo, conte com soluções e parceiros que podem te ajudar nesta missão. Novos ajustes de rota podem ser necessários no decorrer da jornada.

Seja você um contador ou dono de empresa de qualquer porte ou segmento, é fundamental estar preparado desde já para as mudanças que irão acontecer com a Reforma Tributária!

Fonte: IOB